Come Gestire efficacemente il tuo e-Commerce: risorse, tempo e personale

Come Gestire efficacemente il tuo e-Commerce: risorse, tempo e personale

Come Gestire efficacemente il tuo e-Commerce in ogni risorsa, tempo e personale | davide Mare . com The Port for e-Commerce Sailors

Ogni ragazzo ha un momento della propria vita nel quale tutto diventa troppo grande, in quell’istante la leggerezza della vita lascia spazio alla profonda comprensione della vita.

La vita è un elemento cromatico cangiante che assume una colorazione sempre differente dal lato in cui la si osserva, in molti casi, la persona, nel diventare uomo, in un processo trasformazionale, deve accettare la complessità del vivere, e come direbbe Vasco, molto più chiaramente di me, “Quando tocchi il fondo vieni su, vieni fuori oppure non ci vieni piu’”

La volontà di combattere, la volontà di affermare la propria esistenza con l’applicazione diventa il fondamento del nostro processo evolutivo.

A differenza di ciò che ci pensa, ci possono essere delle esperienze propedeutiche alla gestione di questo momento topico del vivere. Può essere la palestra della vita, quella educativa della famiglia, o una illuminazione improvvisa.

Nel mio caso è stato il percorso di formazione scolastica presso un istituto salesiano.

In quel preciso istante hai due possibilità. Scegli di scappare evitando le responsabilità o decidi di affrontare la vita diventando autore della stessa piuttosto che fruitore.

Non è una scelta facile, quasi mai relegata ad una mera considerazione anagrafica, molto spesso condizionata da eventi incontrollabili.

Se scegliamo di decidere cosa fare e come farlo dobbiamo avere ben chiare alcune dinamiche che ci conducono a fare scelte consapevoli e più efficaci.

Negli anni in cui ho studiato presso l’istituto salesiano ho imparato l’importanza dell’impegno. Avevamo orari di studio nettamente superiori a qualunque altro istituto formativo. Ho imparato la disciplina, in quanto eravamo “costretti” a vestirci in maniera consona, a rispettare i nostri turni di parola, a metterci in fila estremamente rigide per entrare in classe. Seppur nel loro formalismo forse eccessivo credo che, in quella età, quelle condizioni abbiamo forgiato la mia mente, e mi permettano di vedere il mondo ora, con una dose di responsabilità e di sacrificio importante.

Non è detto che queste siano le condizioni migliori per raggiungere gli obiettivi, ma è indubbio che per ottenere i nostri scopi dobbiamo avere un modello comportamentale costruito attraverso l’immagazzinamento di alcuni criteri.

Alcuni criteri funzionano meglio di altri per ottenere i propri scopi. Questi sono quelli che permettono di ottenere dal proprio sito e-commerce quel qualcosa di più. Perché la gestione è una parte fondamentale per ogni sito di vendita elettronica. Non è sufficiente ottimizzare il front end, ottenere migliori rapporti commerciali con la logistica o i fornitori, diventa sempre più necessario gestire la quotidianità in maniera efficace.

Perchè l’e-commerce è una azienda.

Soprattutto in un e-commerce dove le attività da gestire e da portare avanti sono innumerevoli, ma soprattutto dove la gestione ossessiva di tanti task porta, a volte, a perdere di vista l’obiettivo del nostro progetto e-commerce.

L’e-commerce manager, ma qualsiasi professionista lavori per un e-shop, deve essere consapevole che mantenere una fiera vista sulla strategia del sito, rispettando le scadenze operative di ogni giorno, deve essere il nostro obiettivo.

Vediamo il nostro e-commerce come una società che debba crescere nel tempo dobbiamo vedere le mansioni operative, la gestione del personale, degli ordini, del customer service (La gestione operativa del tuo sito e-Commerce (ottimizzazione off-line)), come delle attività che devono essere ottimizzate (Come Ottimizzare il tuo sito e-commerce utilizzando le Kpi e la Cro: La strategia (1 di 4)) ed automatizzate per permetterci di crescere scalabilmente senza dover aumentare esponenzialmente i costi (con l’assunzione di personale et similia).

Quindi diventa fondamentale per un e-commerce riuscire ad imparare quali sono i criteri migliori per rendere più efficace la gestione del proprio e-commerce, in modo da vendere di più mantenendo i costi e l’operatività sotto controllo.

Partiamo dal presupposto che un e-commerce è una società, e in quanto tale prevede la collaborazione di un gruppo di persone, che insieme devono raggiungere un obiettivo.

Questi principi valgono soprattutto per coloro che hanno ruoli gestionali, ma possono essere applicati a tutti coloro che danno vita con il loro sforzo al miglioramento della gestione di un e-commerce.

Crea un CONTESTO Condiviso

Ogni leader, in questo caso l’amministratore del sito,  l’e-commerce manager, o un digital marketer, devono:

  • Spiegare qual è la missione del sito e-commerce (in particolare la visione, che ci rende differenti, e manifesta la nostra identità in maniera evidente)
  • Sviluppare una strategia operativa
  • Quali tattiche servono per mettere in pratica la nostra strategia
  • Allineare tutti con la preparazione e la comunicazione fra tutti gli elementi.

In sostanza il leader deve comunicare all’interno della società qual è lo scopo del progetto, rendendo evidenti le mansioni di ognuno. Ogni professionista deve sapere cosa fare e deve essere motivato a farlo. Quindi è necessario parlare, comunicare.

Tra gli errori più grandi che si può fare all’interno di una società c’è  di abbandonare a se stessi i dipendenti, lasciandoli privi di una guida autorevole, che gli dica qual è la meta da raggiungere.

Il dipendente, non deve solo essere informato, ma anche motivato.

Avere un e-Commerce è come su una nave, se qualcosa non funziona la responsabilità è del marinaio in capo, il quale deve essere colui che scende per ultimo dalla imbarcazione, ma che soprattutto è colui che risponde davanti alla corte marziale di ogni problema insorto.

Chi gestisce un e-commerce deve sapere che:

  • deve comunicare la vision e la strategia aziendale,
  • saper delegare le mansioni,
  • deve prendersi le responsabilità dei risultati.

Se qualcosa non funziona è colpa propria, bisogna trovare il modo per farlo funzionare. Un capo che si assume responsabilità è autorevole davanti ai propri dipendenti. Nessuno segue qualcuno che al moemnto delle difficoltà incomincia a puntare il dito contro i propri dipendenti o collaboratori.

Il commercio è come la vita, è richiesta una responsabilità estrema dei propri atti e delle proprie decisioni.

Quindi diventa fondamentale una strategia e-commerce perché solo attraverso di essa si dà una indicazione al gruppo, solo attraverso di essa si trasmette un sogno ai dipendenti. Solo cosi si motiva la “truppa”.

Quindi la sezione del contesto afferisce a tre concetti:

  • strategia aziendale,
  • comunicazione,
  • responsabilità.

Per il tuo e-Commerce devi avere una strategia, comunicarla e infonderla in tutti e perpetrarla nonostante le sconfitte o gli errori.

Ognuno sa cosa deve fare e perché deve farlo. Un gruppo unito produce più della capacità dei singoli. Banale a dirsi, ben più difficile fare in modo che sia una verità operativa.

 

Tendi verso L’ECCELLENZA

Una squadra vincente, un e-commerce che funziona, deve lavorare efficacemente, cioè deve avere alte prestazioni.

In un universo digitale in continua trasformazione, molto spesso innovativo, alla ricorsa di una ottimizzazione possibile, dobbiamo garantire performance sempre ottimali.

Affinchè ciò accada dobbiamo promuovere nei collaboratori una mente che tende alla perfezione, alla ottimizzazione, al miglioramento.

Quindi oltre a garantire un comportamento responsabile, ognuno deve garantire il soddisfacimento del proprio compito. Dobbiamo continuare a migliorare.

Nel farlo dobbiamo quindi spingere a migliorarsi continuamente, lavorando nel migliore dei modi. Nel contempo il miglioramento deve essere collegato anche alla innovazione. Cioè in quella mentalità che cerca un nuovo modo di fare le cose, che porta benefici, che migliori le cose che sono sempre state fatte così.

Affinche un e-commerce funzioni ogni persona deve tendere all’eccellenza, con la preparazione e l’impegno e con la proattività che porta all’innovazione. Questo criterio si rispetta garantendo ai propri collaboratori percorsi di formazione e selezionando il personale giusto.

Selezionare i collaboratori è uno dei segreti per creare un gruppo che tutto unito vada verso il successo del proprio obiettivo e-Commerce. Per essere efficaci non è sufficiente essere bravi, valenti, ma è necessario essere allineati con il gruppo, bisogna avere la forma mentis aperta verso al proattività , bisogna avere un carattere aperto alla collaborazione.

Troppo spesso si assume in base a dei criteri scolastici, troppo poco spesso si assume in base alle motivazioni, alla inetgrità della persona. La persona che entra nel gruppo deve essere motivata ed equilibrata.

 

Lascati Guidare dal SENTIMENTO

Ogni leader deve essere mosso dalla dualità dello Yin e dello Yang. Cosa significa?

Ogni leader deve essere mosso dal sentimento, dall’emozione, perché deve credere profondamente nella missione in cui si è imbarcato. Se hai dubbi su ciò che devi raggiungere, se manifesti dei dubbi sulla ottimizzazione che porterai al mondo facendo ciò che fai, incomincerai a vacillare e non potrai promuovere con entusiasmo la missione alle altre persone.

Insomma ogni persona deve credere con il cuore in ciò che fa. Ogni collaboratore deve pensare che ciò che fa serve per un progetto più grande, ciò che porta avanti ha un significato più grande di ciò che vede.

Affinchè tutti i coloro che lavorano in un e-commerce si lascino guidare dal sentimento profondendo un forte impegno operativo e strategico devono credere in ciò che fanno. Affinchè tutti credano in ciò che fanno, devono sapere qual è il fine grande del progetto e devono sentirsi parte, quindi serve comunicazione e dare responsabilità.

Se un collaboratore non sente la fiducia del proprio servizio, della propria professionalità, diventerà dipendente, diventerà passivo. Non avrà la voglia, nè il desiderio di proporre nuove possibilità, nuove visioni, perchè sa che la sua parola, il suo lavoro, sono considerati superflui.

Può capitare che questa sensazione nasca da una sbagliata prcezione del collaboratore, il quale deve comprendere che un leader, colui che gestisce l’e-Commerce, debba sempre essere pronto ad ascoltare le sue istanze. Non è così, perchè colui che gestisce più progetti deve sempre guardare il progetto dall’alto, decidendo ciò che è importante per il sistema e non per la persona.

Quindi il leader deve capire d’acchito se un componente del gruppo ha una percezione errata di ciò chè il suo ruolo, e di come debba funzionare il suo ruolo all’interno di un progetto strutturato.

 

Attingi alla tua RAZIONALITA’

Contemporaneamente l’emozione non deve accecare la vista, la ragione. Ogni leader di un e-commerce deve essere in grado di vedere il mondo cosi com’è. Deve essere in grado di capire cosa sta funzionando e cosa , invece, si può migliorare.

Ogni attività deve essere pianificata, delegata e controllata. Quindi ogni operatore e-commerce deve avere una visione concreta sul proprio operato, non deve mai accendersi di entusiasmo, ma non deve mai perderlo.

L’abilità è mantenere un sentimento razionale sul proprio operato e su quello dei collaboratori. Il segreto quindi è pendere le decisioni quando ci si sente liberi dalle emozioni fulminanti, come la rabbia, la contentezza.

Il multitasking è il nemico della razionalità, perchè attinge alla tua parte più emotiva, in quanto dietro ad ogni azione difficilmente c’è un ragonamento profondo, ma c’è un sentimento. Quindi prendi tempo quando devi prendere una decisione, devi mandare una e-mail, devi parlare con un collaboratore.

Prima di parlare e scrivere, pensa.

Non ci sarà mai nessun progetto futuro del quale si possano avere a disposizione tutte le informazioni possibili, perchè avremo sempre una visione filtratta da una mentalità, la nostra, da una esperienza passata, dalle informazioni che abbiamo. Quindi dobbiamo prendere le decisioni non essendo passivi nella speranza inadatta di avere tutto sotto controllo. Il controllo non esiste.

Ciò non significa prendere le decisioni con leggerezza, come, molto spesso, nel mondo digitale, si prendono. E’ verò, la velocità nella new economy è fondamentale, (Utilizza l’approccio Lean Startup per il tuo e-Commerce) ma ciò non significa essere leggeri come razionalità.

Prima di buttarsi, bisogna prepararsi. Bisogna prendere le informazioni a propria disposizione in un tempo limite e poi buttarsi. E’ difficile, ma non bisogna essere nè troppo lunghi, nè troppo veloci. In un caso o nell’altro si faranno degli errori.

La razionalità è fallace, ma utilizziamola meglio che possiamo. La capacità di un leader è prendere la decisione in un tempo ragionevole, sapendo che dovrà porre migliorie durante il viaggio.

In questo caso, un utilizzo ragionevole del proprio potere decisionale matura con l’esperienza. Per questo diventa importante avere nel proprio staff professionisti con esperienza. Le figure junior servono, ma non puoi avere un team di sole persone giovani. Perchè quasi tutte le società digital si comportano così? Perchè hanno un costo del personale minore? Infatti nessuna fra esse si illumina fra le altre. Infatti tutte devono giocare sulla propria marginalità per rendere lavori, riducendo le ore per fare un progetto, aumentando il monte orario di lavoro del personale, producendo materiale poco qualificato.

Essere Lean non vuol dire improvvisare, ma efficientare. Fare meglio quello che facciamo, riducendo il tempo di progettazione, in quanto, magari, quello che facciamo potrebbe non funzinbare, o perchè banalmente, ogni progetto anche a luno studiato ha bisogno di interventi in itinere.

 

Punta alla SEMPLICITA’

La semplicità è il successo ogni nostro progetto. La complessità è ridondanza, è latrice di complicazioni, che per un e-commerce significa riduzione delle conversioni.

Se la navigazione, il processo dell’ordine o la gestione stessa del magazzino risultano piene da processi, tutto ciò conduce inevitabilmente ad errori o ritardi. Perché più passi ci sono da fare più si può sbagliare, più la comunicazione fatica a giungere a destinazione.

L’idea che muove il tuo e-commerce deve essere semplice, perché può essere trasmessa, perché po’ essere capita e quindi può diventare un qualcosa che muove i sentimenti, ma che, nello stesso tempo, permette di tenere facilmente sotto controllo il progetto.

Ogni e-commerce deve partire da una idea, da una visione, da una tua  volontà a cambiare qualcosa nel mondo; vogliamo cambiare perchè la nostra passione per quella idea è forte e determinata, e quella passione riusciamo a trasmetterla agli altri, grazie alla determinazione, all’impegno, alle capacità, ma si trasmette soprattutto grazie alla semplicità.

C’è una evidenza neuroscientifica che evidenzia come ogni persona umana riesca a focalizzare la propria attenzione su un argomento attraverso pochi punti. Quindi quando leggiamo un libro, per esempio, è necessario concettualizzarlo attraverso 3-4 punti, non di più. Solo così ci ricorderemo ed introietteremo quei concetti in noi.

La semplicità aiuta la trasmissione dei concetti e quindi l’introiettazione degli stessi. Nello stesso tempo, non è solo una questione di strategia e di progetto e-commerce, ma la semplicità è determinante anche per la parte commerciale, frontale, quella in cui ogni consumatore si imbatte. Il front end del tuo sito deve essere semplice, deve essere costituito da pochi elementi.

Il sito di Apple è fatto di pochissime informazioni, molte immagini, il sito è costituito dall’essenzialità. La semplicità aumenta la focalizzazione sugli aspetti più importanti. E tu con il tuo sito e-commerce devi vendere. E farti ricordare.

Progetto e Sito e-Commerce: Keep it Simple

 

Valuta per bene l’aspetto GESTIONALE

In Ogni sito e-commerce si presentano contemporaneamente numerose criticità. Anche se sei molto esperto, e sai perfettamente cosa devi fare e come devi farlo, può accadere che ti venga l’ansia da prestazione, perché vuoi risolvere i problemi tutti simultaneamente.

L’unica soluzione, quella probabilmente tra le più importanti per gestire bene un e-commerce, è capire qual è il compito che in quel momento risulta essere prioritario.

Devi gestire l’emozione, razionalizzare il quadro generale del tuo sito e-commerce prendendo la decisione più efficace in quel momento.

Ma cosa si intende per prioritario. Bè non c’è una scienza perfetta. Prioritario potrebbe voler dire decidere di terminare un lavoro che hai quasi finito, prima di un altro che porta di più in termini economici, ma che lasciandolo incompleto potrebbe richiederti troppo lavoro cognitivo nwl riprenderlo successivamente.

Potrebbe essere quello di  che con il minor sforzo porta probabilmente il risultato più grandi in termini assoluti o contestuali a quel momento oppure anticipare ciò che potrebbe succedere da li a poco Insomma decidere cosa è prioritario. Coda devi fare per prima.

Io credo che gestire le attività in base alla priorità sia il segreto per poter lavorare con efficacia senza avere l’impressione di lavorare tanto senza risultato. Tutti coloro che lavorano per un progetto devono operare il tal senso. Posto che nessun e-commerce manager, o amministratore di una società, può controllare continuamente ogni attività gestita dai propri dipendenti, diventa fondamentale che ogni professionista sia in grado nel suo piccolo di capire come orientare da solo il lavoro quotidiano.

Non esistono più lavori monotoni o ripetitivi, ogni professionista deve essere altamente critico e propositivo, soprattutto nel mondo digitale, quindi deve mantenere alta l’attenzione con cui gestisce il proprio lavoro.

Ogni professionista deve essere in grado di capire come organizzare il proprio lavoro ma anche come promuoverlo alle persone a sè vicine.

La comunicazione, come abbiamo detto, diventa fondamentale. Quindi diventa fondamentale fare corsi di management per tutti i dipendenti, in modo che ognuno percepisca come sia difficile fare il leader, e nel contempo capisca che ognuno deve diventare, nella nuova rivoluzione industriale, manager di se stesso. Come direbbero i latini: faber quisque fortunae suae.

Fare il lavoro giusto prima di un altro può fare molto spesso la differenza. Capire prima degli altri cosa potrà succedere fa, di nuovo, la differenza. Decidere cosa fare quindi è fondamentale per avere successo con il proprio e-commerce. Ma senza preparazione e aggiornamento, quindi senza studio, non c’è nessuno che nasce manager.

Certo ci può essere una predisposizione, ma gestire un progetto complesso come quello e-commerce richiede attitudine ma soprattutto esperienza e preparazione. E’ per questo che credo che un progetto e-commerce debba essere gestito da persone che abbiamo una cultura e preparazione culturale trasversale, abbiano una forte passione verso il commercio e i risultati, e abbiano forti capacità manageriali.

Se non le si ha, è meglio delegare, seguendo il progetto come amministratore della società. Oltretutto gli esseri umani sono in grado di gestire un personale limitato, ed è per questo che è fondamentale una strutturazione verticale ed organizzata della società.

Questo non vuole dire che ci debba essere ancora una visione verticalista e paternalista della gestione del personale, ma significa che ognuno deve capire per bene qual è il proprio ruolo e quali professionisti deve gestire. Perché umanamente ognuno può gestire poche persone.

Quindi per mantenere l’efficacia struttura il personale del tuo e-commerce in aree deputate e metti dei microleader per progetto.

Scegli solo persone che siano preparate, attidudinalmente pronte alla collaborazione e a decidere, ma soprattutto esperienziate.

Bisogna sempre essere confidenti che le proprie decisioni non sono infallibili, quindi sono sempre migliorabili, pertanto è necessario sentire i rumors dell’ambiente circostante per capire se bisogna procedere con dei correttivi. Nel contempo, un e-commerce deve seguire la propria visione nonostante, in alcuni momenti, possa sembrare inefficiente, se quella decisione è stata presa basandosi sulle informazioni disponibili quando si è scelto.

Ogni cosa muta, ma una visione deve rimanere tale, ciò che cambia sono le risorse, il personale e il tempo affidato a quel progetto.

 

Lavora con DISCIPLINA

C’è la visione romantica delle società nella new economy nelle quali si lascia ampio spazio alla creatività delle persone che ivi lavorano.

Facciamo subito un distinguo. Si parla di libertà creativa, o meglio innovativa. Ma se parliamo di libertà di muoversi lavorando come si piace questo no. Non è una regola vera né nelle società della trasformazione digitale né in nessuna altra realtà aziendale.

Mai come adesso, mai come in questi tempi, bisogna ottener risultati con il minor sforzo possibile, soprattutto per gli e-commerce che vedono sempre più concorrenza sul web.

Diventa evidente che per ottenere ciò ci sia invece bisogno di disciplina.

Avere delle routine, delle abitudini, il rispetto per determinate regole, significar produrre il proprio sforzo cognitivo su alcune azioni per riuscire a focalizzarci maggiormente su ciò che importa veramente. La disciplina crea libertà.

Paradossalmente è così. Avere delle regole vuol dire essere libero. In vacanza non avete la sensazione di essere inoperativi. A me spesso capita quando non ho delle regole. Avere invece una abitudine operativa mi permette di essere efficiente, e mi lascia spazio per fare tante cose, tra le quali anche quelle che mi piacciono.

C’è stato un periodo in cui tutte le società e-commerce erano start-up, erano organizzazione neonate.

Quindi, in quella prospettiva la crescita era la necessità primaria, era una crescita naturale, come quella di un neonato che diventa un bambino, ma c’è un momento in cui, il ragazzo per diventare uomo deve volontariamente decidere di farlo.

E’ una presa di coscienza che implica prima di tutto un atto di autocomprensione della necessità del cambio, e di tutto ciò che implica questa trasformazione.

Questo è lo stato del mondo e-commerce attuale, nel quale tutti questo “e-shop ragazzi” devono decidere di diventare uomini, e per farlo devono strutturarsi secondo dei criteri e una assunzione di responsabilità.

Quindi l’organizzaizone aziendale secondo dei processi ben precisi diventa un must, una necessità ineludibile.

Da start up si deve diventare una società e-commerce a tutti gli effetti.

Ma affinchè ciò avvenga ci deve essere una presa di coscienza da parte del management. Noto ancora, troppo spesso, che molto “intellighenzia” fatica ad accettare questo passaggio evolutivo, e vuole mantenere ancora vecchie abitudini comportamentali ed operative.

Per fare un salto evolutivo, e diventare veramente uan società e-commerce a tutti gli effetti, che ricopre una zona commerciale del mondo web, si devono pertanto rispettare i 7 criteri proposti:

  1. crea un contesto condiviso dove tutti capiscano quale obiettivo bisogna raggiungere,
  2. tendi verso l’eccellenza, perchè il pubblico percepisce questo aspetto,
  3. lasciati guidare dalla passione ma
  4. ragione sempre con la testa quando prendi decisioni o gestisci il sito,
  5. punta a semplificare ogni aspetto operativo, gestionale e commerciale,
  6. cerca collaboratori esperienziati e vogliosi di migliorarsi ma, soprattutto,
  7. non mollare mai, lavora con disciplina ed impegno quotidiano.

Perciò, decidiamo di crescere, decidiamo di maturare e di prenderci le nostre responsabilità.

L’unico modo per resistere con il proprio e-commerce è quello di mutare, e di evolversi rispettando i criteri di efficacia operativa, gestionale, comportamentale.