Sei tu che decidi come Spendere il tuo Tempo

Quando il boss ti chiede di fermarti ad una riunione serale sei tu che decidi di farlo. Tu, con la massima consapevolezza possibile, decidi di continuare a lavorare piuttosto che andare a casa a giocare con i figli o cenare con la moglie.

Nessuno ti obbliga, sei tu che compi delle scelte.

La vita, puoi determinare di viverla attivamente o di seguirla passivamente, lasciando che qualcun altro decida come vivere il tuo tempo. In un caso o nell’altro sei tu il responsabile dei tuoi risultati e di ciò che diventi.

Questo è uno dei concetti fulcro tratti dal libro che lessi qualche anno di Stephen Covey: Le 7 Regole per avere successo.

Questo concetto mi ha svegliato di getto come se fossi stato investito da un secco di acqua gelida dopo un Ice Bucket Challenge. Capii che stavo vivendo una vita inefficace ma soprattutto con scelte impersonali. Quelle parole sono uno schiaffo all’ipocrisia.

Spesso e volentieri mi ero nascosto dietro ad un dito. Scaricavo la mia responsabilità giustificando le scelte adducendole a colpe di altri.

Invece siamo noi che scegliamo. E ancor di più, solo se compiamo una scelta consapevole stiamo vivendo pienamente.

 

Prima di fare una cosa o prendere una decisione: Fermati un Attimo. Ragiona.

Da allora cerco, con alterne fortune, di compiere le mie scelte personali.

Quando mi sento in balia degli eventi mi fermo un attimo, tento di ragionare, prima di prendere una decisione. Evito di farmi trascinare dagli eventi.

Non è facile, quasi impossibile. Il mondo del lavoro diventa sempre più veloce nell’assolvimento dei suoi task, e mi capita spesso di rimbalzare tra un lavoro e l’altro perdendo il senso del tutto.

Nella richiesta di un universo lavorativo che non cerca più l’eccellenza o comunque cerca un giusto equilibrio tra qualità e tempo investito, nella istanza di diversi tocchi impressionistici su mansioni trasversali durante l’arco di una giornata, il famoso multitasking può sembrare una soluzione plausibile.

Il veleggiare tra una mansione e l’altra seguendo l’onda improvvisa dei venti può affascinare e dare un senso di libertà.

Ma anche un senso di vertigine. E’ ormai noto che un approccio del genere porti:

  • un deperimento della produttività, quindi al peggioramento dei risultati,
  • un senso di insoddisfazione perenne, perchè si producono pezzi di lavoro senza vederne la fine,
  • la percezione di ansia causata dai continui cambiamenti privi di punti di riferimento.

Restare calmi in questa situazione non è facile, perchè si è spinti dall’ambiente, dalla competizione; se il tuo collega corre nell’ufficio del tuo capo appena viene chiamato, ti sentirai in dovere di farlo anche tu per evitare di sembrare poco professionale, se un cliente chiama mentre stai facendo un lavoro importante ti sei obbligato a rispondere perchè se no potrebbe cercare un altro fornitore.

La nostra è una perenne corsa insensata mossi dal vento di decisioni altrui:

  • “C’è questa pratica urgentissima, falla entro pranzo”,
  • “Amore dobbiamo andare al supermercato se no finiscono le offerte”,
  • “Dobbiamo iscriverci al corso di Functional Tone. Ma non facevi power yoga fino a ieri? Come sei antico adesso fanno tutti questo corso…”

Se navighi in mezzo alle urgenze ti sentirai sempre inadempiente, perchè lascerai le cose importanti nei “to do”. Quindi la vita lavorativa richiede un impegno maggiore in termini di tempo.

Le canoniche 8 ore non sono più sufficienti. Bisogna lavorare 10-11 e se la sera si arriva a casa stremati con l’impressione di non aver fatto tutto ciò che si sarebbe dovuto compiere.

Ecco perché “anche se lecchi il gelato c’hai lo sguardo incazzato“, perché non vivi il tuo tempo, sei assente nelle scelte che compi quotidianamente.

Il multitasking è un approccio che ti porta a produrre (o almeno con meno qualità) di meno pur lavorando più ore, e ti consegna a stati di ansia, di stanchezza, e alcune volte anche a problemi patologici, che coinvolgono la tua sfera extra-lavorativa.

 

Come Scegliere cosa Fare prima?

Cosa si può fare? Be’, prima di tutto si deve avere la consapevolezze che questo problema esiste, e che si vuole porre una pezza.

La soluzione è quella di scegliere dei criteri operativi su cosa fare e quando farla durante la giornata.

Io normalmente agisco così:

  1. Nelle prime ore della giornata assecondo i task di una lista che mi sono fatto il giorno precedente.
    Sono i “to do” obbligatori della giornata.
    Non sono abitualmente cose importanti o fondamentali, ma sono attività che non possono non essere fatte.
    La mattina potrei andare a prendere il pane, recarmi a prelevare il sangue, chiamare il commercialista, sentire un fornitore per routine. Non sono cose che ti cambiano i risultati della giornata ma non puoi evitarle e nel complesso a fine giornata danno un senso al tempo che è passato. Prima te le togli meno ci pensi durante la giornata. Sono cose futili o meccaniche perchè avercele in mente durante tutto l’arco della giornata?
  2. Subito dopo, quando puoi dedicarti alle cose più corpose scelgo in base alla Matrice di Eisenhower che pone la differenza netta tra urgente ed importante (esistono anche dei criteri di scelta strutturati come quello della , oppure il Metodo Moscow che stabilisce delle priorità alle task, o il metodo Metodo Personal Kanban con la distinzione to do, doing e done). Io sono per lavorare scegliendo il criterio dell’importanza. L’urgente spesso è una opinione personale, non un dato concreto, non un progetto. L’urgente è la necessità capricciosa di un collega, può essere il desiderio di un commerciale per spingerti a chiudere un contratto, la volontà del tuo capo che vuole vedere risultati immediati. L’urgenza ha una visione di breve periodo.
    Io quindi guardo ai compiti che devo fare e li contraddistinguo tra importanti e urgenti.
    E’ chiaro che solo nel fantastico Mondo di Amelie l’importante scavalla sempre l’urgente, nella realtà di tutti i giorni ci sono gli imprevisti ai quali bene o male bisogna porre ai ripari. C’è il collega che ha bisogno di aiuto perchè non sa come svolgere un lavoro, il cliente che è arrabbiato e quindi ha bisogno della nostra massima attenzione, c’è il corriere che è in sciopero. L’urgenza quindi ha bisogno di soluzioni immediate, alternative. Se un giorno il nostro corriere di fiducia non passa dobbiamo decidere che cosa fare nell’immediatezza. Possiamo decidere di andare in posta e spedire tramite di loro, possiamo chiamare i clienti ed avvertirli, possiamo fare finta di niente tanto 24 ore non dovrebbero cambiare granchè al vita dei clienti. Quindi come regola mi pongo che l’urgente deve trovare una soluzione più veloce possibile, mentre l’importante prevede un lavoro progettuale e manageriale più profondo.
    Per capire cosa fare prima (fermo restando che vorrei sempre fare l’importante) passo al terzo criterio di scelta, quanto tempo dedicare ad ogni attività urgente ed importante.
  3. Per capire quanto tempo dedicare ad ogni attività utilizzo il famoso concetto del costo efficacia. Non tutto deve esser fatto subito secondo me, alcuni compiti possono essere messi in un limbo in attesa di novità future. Devo rispondere a delle mail, quale di questa mi può portare un risultato migliore rispetto al tempo che ci devo impiegare. Rispondere alle mail è necessario ma ciò non vuole dire che io debba rispondervi in ordine cronologico di arrivo. Un preventivo può essere più o meno importante, ma discuterlo può occupare tempo e quindi può occupare parte della tua giornata, pertanto perchè rispondergli subito, a meno che tu abbia bisogno immediatamente di quella soluzione, puoi rispondere ad altro, magari ad un cliente che chiede informazioni su un prodotto. Stesso tempo di risposta ma nel secondo caso puoi introitare dei soldi.
    A questo punto mi sono tolto i problemini, so che cosa è importante e che cosa è urgente e so quanto tempo ognuno di queste attività mi occupa. Ora quindi devo scegliere che cosa fare prima.
  4. Decido attraverso il criterio della priorità e del fine che ha il mio sito o il e-commerce. Se voglio diventare il numero uno dei rivenditori per ciclisti  magari non rispondo immediatamente ad una mail di un nuovo fornitore, ma se mi scrive un circolo di ciclisti per una partnership, quel contatto diventa prioritari.
    Ora so perfettamente che cosa devo fare, cosa fare prima e quanto tempo dedicarci. Posso partire. Chiaramente il processo non è così lineare e semplice, ma è un esempio per capire come porsi dei criteri di aiuti agevolmente a trovare una via per decidere autonomamente e al meglio come passare la tua giornata lavorativa.
    Per evidenziare come i criteri utilizzati possano anche essere altri è sufficiente pensare anche che una passione potrebbe determinare una attività anche se poco efficace, Scrivere un blog professionale per esempio è una di queste attività, prima che tu abbia risultati, sempre che li abbia, è richiesto un investimento di tempo e pazienza di anni. Il gioco, probabilmente, da un punto di vista economico, non vale la candela, soprattutto se non esci dall’anonimato.

Una regola aurea, ma c’è la necessità di porsi dei criteri di scelta quando dobbiamo affrontare una nostra giornata lavorativa. Attivare dei criteri quindi vuol dire fermarsi e prendersi il proprio tempo per decidere che cosa fare.

Per investire la meglio il tuo tempo devi perderlo; eome diceva Einstein: “Se avessi solamente un’ora per salvare il mondo, passerei 55 minuti a definire bene il problema e 5 a trovare la soluzione.”

Ognuno ha il suo metodo. Recentemente ho discusso con un mio collega in merito all’aggiornamento di un catalogo prodotto. Io ritenevo che l’adeguamento del nuovo listino commerciale potesse aspettare, anche se alla fine del mese avrebbe causato uno perdita economica di qualche centinaia di euro, e ritenevo impellente l’inserimento di un nuovo fornitore che, a mio parere, avrebbe portato diversificazione nel catalogo, un tempo di “gestione lavoro” del file minore rispetto all’aggiornamento del precedente e maggiore libertà nei confronti dei produttori che messi in concorrenza sarebbero scesi ad una politica commerciale più elastica.

Io ragionavo scegliendo il criterio dell’importanza, il mio collega si appellava all’urgenza. Chi ha ragione? Ai posteri l’ardua sentenza…

 

Come Raggiungere una maggiore serenità lavorativa

L’importante secondo me è porsi dei criteri di scelta, delle metodologie operative, e sceglierle personalmente.

Potrebbe essere sufficiente fermarsi un attimo per capire cosa fare, senza buttarsi acriticamente sul nuovo task. Oppure concludere almeno un lavoro per avere la sensazione di aver dato un senso alla giornata, oppure dire al collega che metti il punto sul tuo lavoro prima di dedicargli la tua attenzione.

Una vera ricetta, una soluzione definitiva, non c’è, ma probabilmente non ci deve nemmeno essere, perchè in un mondo in continua mutazione, essere troppo statici ed ancorati a criteri monolitici può portare a nuotare da soli in un mare immenso.

Fermo restando che una soluzione alla moderna insoddisfazione lavorativa, fatta di continue rincorse contro il tempo, di impegni sempre più onerosi, di decisioni sempre più frammentate, possa essere risolta attraverso piccole scelte personali.

Come si dice: si trova sempre qualcosa di cui lamentarsi. Ma – con un po’ più di impegno – si trova sempre anche qualcosa di cui essere felici.

Essere l’autore delle proprie scelte, indipendentemente dai risultati raggiunti, ti porta ad essere più felice.

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Per investire al meglio il tuo tempo devi perderlo…